Работа и карьера

Как вести протокол на деловом мероприятии?

Как вести протокол на деловом мероприятии?

Деловые мероприятия могут проходить в формальной либо неформальной обстановке, в зависимости от компании и обстоятельств. Хорошее умение вести протокол на деловой встрече значительно экономит время и усилия, а кроме того этот навык высоко ценят работодатели. Приведенная ниже инструкция основана на «Регламенте Роберта».

Инструкция:

Ведение протокола

 

1. Приобретите повестку дня, протокол предыдущего мероприятия и какие-нибудь сопутствующие документы, которые будут обсуждаться. Рассмотрите возможность использования диктофона для обеспечения полноты записи.

 

2. Сядьте рядом с председателем для удобства разъяснения или помощи в процессе мероприятия.

 

3. Напишите: "Протокол заседания (название организации)".

 

4. Запишите дату, время и место проведения мероприятия.

 

5. Передайте лист бумаги присутствующим на подпись (Этот лист бумаги поможет также запомнить имена участников и их расположение на мероприятии). Если мероприятие является открытым, запишите только имена участников, имеющих право голоса.

 

6. Отмечайте тех, кто опаздывает или рано уходит, чтобы потом была возможность вкратце рассказать им о том, что они пропустили.

 

7. Записывайте темы в том порядке, в котором они обсуждаются. Если Тема

повестки дня обсуждается до Темы 2, оставьте прежний номер темы, но поставьте Тему 8 на второе место.

 

8. Записывайте внесенные предложения и имена их инициаторов.

 

9. Записывайте, были ли предложения приняты или отвергнуты, способ голосования (поднятием рук, голосом или иначе), прошло ли голосование единогласно. При небольшом количестве участников записывайте имена голосовавших за, против и воздержавшихся по каждому предложению.

 

10. Сосредоточьтесь на записи действий группы людей и избегайте фиксации деталей каждой дискуссии.

 

Расшифровка протокола 

 

1. Расшифровывайте протокол сразу после окончания мероприятия, когда память еще свежа.

 

2. Соблюдайте формат предыдущего протокола.

 

3. Составьте предисловие к резолюции: «ПОСТАНОВИЛИ, ЧТО…»

 

4. Рассмотрите возможность использования в качестве приложения к протоколам длинные резолюции, доклады и прочие сопутствующие документы.

 

5. Напишите «Подписано», затем свои Ф.И.О. и дату.

 

6. Записывайте протоколы в блокноте в хронологическом порядке.

 

Советы и предостережения: 

Делайте записи четко и точно, стараясь не допускать выражения субъективной точки зрения. 

 

Независимо от того, какой тип протокола вы ведете, сосредоточьтесь на фиксации и связи всех важных действий во время мероприятия.


Факт:

Знаешь ли ты, что в Древнем Риме была профессия похоронного клоуна? Он носил маску умершего человека, похожую одежду и, в идеале, должен был полностью его копировать. В процессе похорон клоун шутил, дразнил и глумился, чем веселил гостей и дух покойного. Без похоронных клоунов не обходились даже прощания с императорами.

хочешь узнать еще один факт?

Комментарии (0):


рубрики
Запрос на инструкцию принят!
Что-то пошло не так... Пожалуйста, напишите нам позже
Заполните поле с запросом!